KVP Prozess – Der Weg zum Erfolg, mit Effizienz und Qualität

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KVP Prozess – Der Weg zum Erfolg, mit Effizienz und Qualität

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mit KVP Prozess zum Erfolg

Die Welt verändert sich – ständig und unaufhaltsam! Dieser konsequente Wandel fordert von Dir immer wieder Anpassungen und Entscheidungen. Wie triffst Du sie? Bist du ein Kopfmensch? Bauchmensch? Oder einfach ein Macher? Ganz egal wie, untermauerst Du Deine Entscheidungen bzw. Dein Handeln mit einem KVP Prozess, wirst Du selbständig herausfinden, warum manche Dinge funktionieren und andere eben nicht. Du wirst Gegenmaßnahmen setzen können oder positive Effekte weiter verstärken. Im Endeffekt erreichst Du nicht nur Deine Ziele, sondern Dein Weg führt Dich zu mehr Effizienz und Qualität. Egal ob Beruflich oder Privat – mit einem verinnerlichten Kontinuierlichen Verbesserungsprozess wirst Du Dich weiterentwickeln.

Was ist ein KVP Prozess

Korrekterweise müsste es KV-Prozess oder KVP-Methode lauten aber den Prozess doppelt hervorzuheben erscheint mir hier ausnahmsweiße sinnvoll. Denn wie unterscheidet sich ein Projekt von einem Prozess? Genau, durch seine Kontinuität. Ein Projekt schließt ab. Ein Prozess wiederholt sich. So auch der KVP Prozess, der sich solange wiederholt, bis Du Dein Ziel erreicht hast oder noch darüber hinaus. Wie im Namen enthalten, sollst Du Dich ständig verbessern und dabei üblicherweise folgende Ziele erreichen:

  • Qualität steigern
  • Kosten senken
  • Zeiteffizienz verbessern


Nach dem Grundsatz “Evolution statt Revolution” versucht der KVP Prozess einen Sachverhalt kontinuierlich in kleinen Schritten zu verbessern, ohne gleich rießige Veränderungssprünge oder Systemwechsel anzustreben.

PDCA-Zyklus und der Demingkreis

Die übliche Methode des KVP Prozesses erklärt den Ablauf auch am Besten. Der Plan-Do-Check-Act Zyklus.

PDCA-zyklus
PDCA-Zyklus mit Platz für Dein Ziel in der Mitte!

Plan

  • Ist-Zustand analysieren
  • Verbesserungspotentiale erheben
  • Soll-Zustand beschreiben
  • einzelne konkrete Schritte planen

Zu Beginn solltest Du Dir ein Konzept überlegen. Erhebe den Ist-Zustand der Situation und analysiere Verbesserungspotentiale. Nachdem Du einen Soll-Zustand beschrieben hast, kannst Du Lösungsideen suchen und dazu die nötigen Schritte dazwischen planen.

Do

  • Verbesserungskonzept an kleiner Gruppe testen

Bevor Du Deine Maßnahmen voller Tatendrang umsetzt, teste Dein Konzept erst mit kleineren aber schnell umsetzbaren Versuchen.

Check

  • Ergebnisse bewerten
  • Kennzahlen prüfen
  • Aufwand und Ertrag gegenüberstellen

Die Ergebnisse aus der Testphase solltest Du nun bewerten. Aufwände und Erträge gegenüberstellen und schlussendlich entscheiden, welches Vorgehen sich bewährt hat.

Act

  • überarbeitete Maßnahmen umsetzen
  • Änderungen als Standards etablieren
  • Neue Plan-Phase beginnen

Nun darfst Du durchstarten und Deine überarbeiteten Maßnahmen voll umsetzen. Die neuen Umsetzungen sollten sich nun zu Standards etablieren und wiederrum mit einer erneuten Plan-Phase verbessert werden.

INFO: Während des ganzen KVP Prozesses ist Kritik ausdrücklich erwünscht. Das Konzept basiert auf Reflexion und ehrlichen Meinungen. Nur Durch Resonanz aus Deinem Umfeld kannst Du Dich verbessern.

Ende des KVP Prozesses

Ein mögliches Ergebnis der Check-Phase kann auch die Erkenntnis eines Abbruchs sein. Wenn Du versuchst, Deine Beziehung aufzubessern, könntest Du auch zum Schluss gelangen, dass weitere Bemühungen zu Verschlechterungen führen.

Auch im Business kann sich herausstellen, dass manche Konzepte überholt sind und nicht mehr funktionieren. Der nächste Schritt in der Plan-Phase wird also die Vorbereitung für eine Ausstiegsstrategie oder einen Systemwechsel sein.

Warum der KVP Prozess gebraucht wird

Aus unternehmerischer Sicht zeigen sich Vorteile auf mehreren Fronten. Nicht nur verankert als Grundprinzip des Qualitätsmanagements (obligatorischer Bestandteil in ISO 9001-Mindestanforderungen QM), sondern auch als Methode die Mitarbeiterzufriedenheit zu heben, kann der KVP Prozess verwendet werden. Wenn Mitarbeiter Vorschläge einbringen können, entsteht ein Gefühl von Mitbestimmung und in weiterer Folge eine höhere Zufriedenheitsrate. Zusätzlich werden bewährte Produkte immer weiter optimiert und stagnieren nicht. Eine Weiterentwicklung welche die Kundenzufriedenheit heben kann und schließlich den Unternehmenserfolg sichert.

Auch abseits von Firmenpolitiken kannst Du aus dem KVP Prozess eine Erkenntnis gewinnen. “Panta rhei” (alles fließt), so drückte Heraklit es einst aus und meinte damit, die stetige unentrinnbare Veränderung. Was er übrigens auch im bekannten Spruch für Wandel meinte:

“Die einzige Konstante im Universum ist die Veränderung.”

Heraklit von Ephesos, vorsokratischer Philosoph

Und wir folgern daraus: Die Welt verändert sich. Ob wir wollen oder nicht. Manche Menschen können nicht darauf reagieren und der Wandel prägt sie. Diejenigen bleiben unglücklich oder einfach nur mürrisch, ohne wirklich jemals etwas zu ändern. Sie lernen nicht aus Fehlern und erkennen nicht, dass Veränderung gepaart mit Verbesserung der Weg zur Perfektion ist.

Einsatz KVP Prozess im Alltag

Abseits von der Automobilindustrie, dem Investmentsektor oder Risikoanalysen kann es sinnvoll sein, alle 4 Phasen des KVP Prozesses anzuwenden. Tust Du das nicht, naja, vielleicht kennst Du (überspitzt formuliert) solche Personen:

  • Der Planer – Nimmt sich alles vor. Setzt aber nichts um.
  • Der Macher – Lässt nichts anbrennen aber lernt üblicherweise nicht aus Fehlern und verhält sich immer gleich.
  • Der Analyst – Weiß immer alles besser. Hat noch nie recherchiert, geschweige den etwas wirklich gemacht.
  • Der Abwarter – Reagiert nur wenn andere handeln und folgt Vorbildern ohne darüber nachzudenken.
  • Der Mischling – Vereint ein oder mehrere Typen.

Sie alle begehen den selben Fehler und fokussieren bei gewissen Abläufen nur eine Phase eines unterbewussten KVP Prozesses. Salopp formuliert hörst Du vielleicht manchmal: “Dies oder jenes … nicht zu Ende gedacht”. Aber wenn Du Ziele erreichen oder Dich verbessern willst, brauchst Du eine durchgängige Struktur. Der KVP Prozess ist da ein mögliches Werkzeug weiterzukommen.

Tatsächlich führen viele Menschen bereits automatisch den Zyklus durch. Aber nicht mit allen Phasen und nicht konsequent. Der Prozess fordert gezielt Zeit und eine Anstrengung der grauen Zellen. Gerade in Bereichen mit hohen Anforderungen an Stabilität, wie Beziehung oder Freundschaften, solltest du einzelne Aspekte prüfen – Die einzige Konstante ist die Veränderung – auch Deine Beziehung wird sich mit Laufe der Zeit verändern. Vielleicht setzt Du Dir ja zum Ziel Deine Kommunikation gezielt verbessern oder einfach mehr Verständnis für Deinen Partner aufzubringen?

KAIZEN – der KVP Seelenverwandte

Oft als Synonym verwendet, teilen sich die beiden Methoden den Grundgedanken kontinuierlicher Verbesserung. KAIZEN kann als japanische Variante des KVP Prozesses und eher als übergreifende Lebens- und Arbeitsphilosophie gesehen werden. Unter dem geistigen Bruder werden mehrere Methoden und Ansätze subsumiert.

KAIZEN Grundprinzipien

Wer nach KAIZEN nach Optimierung und Vereinfachung strebt, sollte diesen 5 Grundprinzipien folgen.

  • Prozessorientierung – Anders als bei der Ergebnisorientierung, rückt beim KAIZEN Ansatz der Ablauf selbst mit seinen einzelnen Schritten in den Fokus
  • Kundenorientierung – Jeder ist Kunde. Sowohl der Endverbraucher als auch andere Mitarbeiter/Abteilungen im Unternehmen. Kundenzufriedenheit und reibungslose Schnittstellen sind das Ziel.
  • Qualitätsorientierung – Die Qualität wird durch Kennzahlen und Kundenbefragungen kontrolliert. Fortlaufende Messungen sollen hohe Qualitätsstandards garantieren.
  • Kritikorientierung – Aus konstruktiver Kritik können wertvolle Vorschläge entstehen. Ähnlich wie beim KVP Prozess ist Kritik ausdrücklich erwünscht.
  • Standardisierung – Bewährte Verbesserungen sollen in den Alltag übergehen. Erst mit Verinnerlichung vorheriger Standards, können neue Verbesserungen integriert werden.

Gängige KAIZEN Methoden

Um die Grundprinzipien des Strebens nach Verbesserung umzusetzen, haben sich folgende Herangehensweisen nach der KAIZEN Philosophie etabliert und gelten als Schlüssel zur besseren Qualität:

>> Die 5S des Arbeitsplatzes

Zu Deutsch auch die 5A genannt, sind die 5S als Prinzipien der Arbeitsplatzgestaltung zu verstehen. Im Fokus stehen übersichtliche, saubere und daher sichere Arbeitsplätze. Durch Ordnung soll ein störungsfreier Ablauf gewährleistet werden.

  1. Seiri – Aussortieren
  2. Seiton – Aufräumen
  3. Seiso – Arbeitsplatzsauberkeit
  4. Seiketsu – Anordnung zur Regel machen (Standardisieren)
  5. Shitsuke – Alle Punkte einhalten und ständig verbessern

>> 7M-Checkliste

Aus dem “Ursache-Wirkungs-Diagramm” von Ishikawa lassen sich die 7 wichtigsten Faktoren ableiten, welche Du bei Deiner Untersuchung im Auge behalten solltest.

  • Mensch
  • Maschine
  • Milieu (Umwelt)
  • Material
  • Methode
  • Messung (Messbarkeit)
  • Management

>> 7W-Checkliste

Um mögliche Verbesserungspotentiale ausfindig zu machen, kann eine Methode der Rhetorik verwendet werden. Indem 7 “W-Fragen” gestellt werden – am besten an die betroffene Person – können Lösungen gefunden werden. Alternativ kannst Du auch 5 mal “Warum” fragen, um zu Deinem Ziel zu gelangen.

  • Was – ist zu tun?
  • Wer – macht es?
  • Warum – macht er es?
  • Wie – wird es gemacht?
  • Wo – soll es getan werden?
  • Wieso – wird es nicht anders gemacht?

>> Drei Mu

Verluste sind im KAIZEN Ansatz zu vermeiden. Die negativen Effekte werden in den 3 Mu zusammengefasst und sind zu beachten.

  • Muda – Verschwendung
  • Mura – Abweichungen
  • Muri – Überlastung (Mitarbeiter und Maschine)

>> Sieben Muda

Ein Aspekt der drei Mu ist von weiterer zentraler Bedeutung für den japanischen KVP Prozess Ansatz. Verschwendung (Muda) wird immer einem Verlust gleichgesetzt. Dabei wurden sozusagen 7 No-Go’s definiert – also die Verschwendung (Muda) durch…

  1. Überproduktion
  2. Wartezeit
  3. überflüssigen Transport
  4. Fehler in der Herstellung
  5. überhöte Lagerhaltung
  6. unnötige Bewegungen
  7. ungünstigen Herstellungsprozess

Visualisierung – nicht nur für den KVP Prozess

Unabhängig für welche Strategie oder Methode Du Dich entscheidest, wir empfehlen Dir: Visualisiere Deine Ergebnisse! Dazu eignen sich natürlich spezielle CA Systeme oder Tools wie PowerPoint.

Wir hingegen bevorzugen die Old School Variante mit einem Whiteboard. Es ist übersichtlich und lässt Deiner kreativen Seite freien Lauf. (folgend unsere Empfehlung)

Office Marshal Profi - Whiteboard | Testsieger, Note 1,3 | magnetisch und beschreibbar | Magnettafel mit schutzlackierter Oberfläche | vertikal und horizontal montierbar | 13 Größen | 60x90cm
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  • VON PROFIS FÜR PROFIS: Whiteboard von Office Marshal mit widerstandsfähiger Oberfläche für die intensive Beanspruchung in Beruf und privat
  • MAGNETISCH & BESCHREIBBAR: Einfache Visualisierung von Ideen mit Hilfe von Boardmarkern oder durch Nutzung von Magneten
  • ERWERBEN SIE DEN TESTSIEGER (Note 1,3 - sehr gut) im Whiteboard-Test 2016 von vergleich.org (im Test: Office Marshal Profi-Whiteboard 90x120 cm)

Andere effizienzfördernde Methoden

Toyota-Produktionssystem (TPS)

Der Autobauer gilt als Pionier, wenn es darum geht, Verschwendung zu vermeiden. Der 5S Ansatz und die drei Mu sind nur wenige Beispiele für das Optimierungstalent der Japaner.

JIT – Just in time

Der JIT Ansatz versucht unnötige Lager- sowie Stehzeiten zu vermeiden. Teile oder Produkte sollen zu jenem Zeitpunkt am verarbeitenden Ort eintreffen, wann sie auch tatsächlich gebraucht werden. Meist wird hierfür eine höhere Taktung der Lieferanten, ein effizientes Lagersystem (z.B. KANBAN) und ein fundiertes Prozesswissen benötigt.

TPM – Total Producive Maintenance

Mit dem Hauptfokus auf Produktion, folgt TPM acht Säulen (Grundsätze), um ebenfalls jegliche Verschwendung, Ausfälle, Defekte oder Qualitätsverslust zu vermeiden.

Six Sigma

Als umfassendes Managementool folgt die Six Sigma Methode einen hauptsächlich kennzahlenbasierten Ansatz. Ähnlich dem KVP Prozess nennt sich der Ablauf bei Six Sigma DMAIC (Define-Measure-Analyse-Improve-Control) und dient zur Prozessverbesserung.

Lean-Management

Gemäß dem Grundsatz “Alles muss schlank sein.” werden ineffiziente Prozessschritte einer Wertschöpfungskette ausgemacht, verbessert oder gestrichen. Oft dient als Lösungsansatz die Erstellung einer Taktung – also die penible zeitliche Abstimmung aller Beteiligten.

Fazit zum KVP Prozess

Vor Kurzem hörten wir: “Wenn Du nicht mehr weiter weißt, dann zeichne Dir den Demingkreis”. Na gut, nicht die Lösung aller Probleme und die Problemlösung selbst musst Du natürlich auch noch selbständig erarbeiten. Aber immerhin zeigt Dir der KVP Prozess, dass solange Du Einsatz zeigst, immer etwas voran schreitet und sich schließlich verbessern kann. Du entscheidest, ob Du Dich in einer Auf- oder Abwärtsspirale bewegst. Du kannst Deine Ziele nur Schritt für Schritt erreichen. Den KVP Prozess als allgemeine Herangehensweise zu verinnerlichen, kann sich auch im Alltag als Vorteil erweisen. Vielleicht hilft er Dir Strom zu sparen, bei Problemen in der Beziehung oder ganz klassisch in Deinem Job. Finde es herraus und lass uns an Deinem Erfolg teilhaben.

Folgender Spruch hat uns unter anderem motiviert, an gentality zu arbeiten und das Erlebnis für Euch ständig zu verbessern.

A dream with a date becomes a goal,
a goal broken down into steps becomes a plan,
a plan backed by action becomes reality.

Ein Traum mit einem Datum wird zum Ziel,
Ein Ziel, zerlegt in einzelne Schritte, wird zum Plan,
Ein Plan, dem ein Handeln folgt, wird zur Realität.

Weg zum Erfolg
Der Weg zum Erfolg … beginnt zwar mit einem Schritt, ist aber ohne weitere Schritte einfach nur ein langer Weg.

Zuletzt noch ein bisschen gesunde Selbstkritik: Anders als im Geschäftsleben solltest Du in einer Beziehung nicht immer alles bis ins kleinste Detail analysieren. Verbesserungen sind OK und sicherlich erwünscht aber der Grad zum pedanten Nörgler ist schmal. Den KVP Prozess selbst und dazugehörende ausschweifenden Gedanken solltest Du nur bedacht Deinem Gegenüber präsentieren. Übermäßige Analysen verunsichern manche Personen und können als unangenehm empfunden werden. Menschen bleiben in ihren Grundzügen irrationale Wesen – und das sehen wir durchaus nicht negativ. Besonders in Deiner Beziehung kannst Du Dich ruhig frei fühlen und Dich manchmal einfach treiben lassen.

Wenn Du mehr wissen willst

Menzel F. (2010) Einfach besser arbeiten. KVP und Kaizen. Kontinuierliche Verbesserungsprozesse erfolgreich gestalten. 1. Auflage 2010, ISBN print: 978-3-03909-203-1, ISBN online: 978-3-03909-725-8, https://doi.org/10.24096/9783039097258

Lunau S. (2014) Six Sigma+Lean Toolset: Mindset zur erfolgreichen Umsetzung von Verbesserungsprojekten. 5. Auflage, ISBN-10: 3662446138, ISBN-13: 978-3662446133



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Pietro

Als Gründer und Autor hinter gentality.com schreibe ich leidenschaftlich Blogs zum Thema - Psychologie, Ökonomie und zwischenmenschliche Beziehung. Hinter unserem Handeln stecken mal mehr, mal weniger komplizierte Beweggründe. Sie zu verstehen, kann unsere Sicht auf die Dinge verändern und unseren Handlungsspielraum erweitert. Wer die Welt versteht, kann bewusst auf seine Umwelt reagieren.

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