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Pareto Prinzip – mit weniger, mehr erreichen?

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Pareto Prinzip – mit weniger, mehr erreichen?

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Geschäftsmann denkt über pareto prinzip nach

Sicherlich hast Du schon einmal von dem statistischen Phänomen des Pareto Effekts gehört, das Dir auf wundersame Weise den Stress nehmen soll, zu mehr (Frei-)Zeit führt oder generell die Effizienz steigert. “Das ist ein klarer Fall der 80-zu-20-Regel” hört man die Leute sagen. Aber was bedeutet das genau? Welche Probleme birgt das Pareto Prinzip? Und wie kannst Du diese Idee für Dich nutzen?

Die Funktion des Pareto Prinzip

Namensgeber Vilfredo Federico Pareto stieß erstmalig auf den Pareto Effekt, als er untersuchte, wie Land und dessen Besitz in Italien verteilt war. 80% des Landes befinden sich im Besitz von 20% der Bevölkerung. Fortan unternahm der Ökonom weitere Untersuchungen und fand heraus, dass sich dieses Verhältnis in der Statistik scheinbar sehr oft wiederfindet. Das Pareto Prinzip hatte er damals allerdings weder definiert noch populär gemacht. Tatsächlich wird Joseph M. Juran diese Entdeckung zugeschrieben.

Dabei folgt diese einfache Methode immer demselben Schema. Etwa 20% einer Menge verursachen, benötigen, besitzen, etc. 80% einer anderen Menge. Und natürlich umgekehrt.
Also lässt sich sozusagen in 20% der Zeit ein Ergebnis von 80% realisieren. Um die Perfektion von 100% zu erreichen, wäre ein erhöhter Arbeitsaufwand von 80% nötig.

Pareto Prinzip Notizen
Jurans erste Notizen für das Pareto Prinzip?

Nutzen des Pareto Prinzip

Das Schlagwort nennt sich Effizienz. Durch erkennen dieser Hebelmöglichkeiten, kannst Du Dich schneller größere Ergebnisse erzielen. Zumindest theoretisch sollte sich Dein Fokus auf die wichtigen 20% richten, um Wirksamer zu Arbeiten. Du nutzt das Pareto Prinzip als Werkzeug zur Priorisierung.

Dabei bezieht sich die Effizienz immer auf einen gewissen Faktor. Nur weil z.B. die Produktion effizienter läuft, weißt Du noch nicht, ob es sich um eine Kosten-, Zeit- oder Qualität Effizienz handelt. Auch andere Faktoren wie eine effizientere Nachhaltigkeit, z.B. bei weniger Abfallstoffen in der Produktion, sind denkbar.

Einsatzgebiete des Pareto Prinzip

In folgenden Szenarien könnte der Grundsatz des Pareto Prinzips zur Anwendung kommen. Für Kritik oder Ideen sind wieder gerne jederzeit offen.

  • Kostenmanagement
    Betrachte die größten 20% Deiner Ausgaben. Vermutlich verursachen sie 80% der Gesamtkosten. Sparmaßnahmen treffen hier am wirkungsvollsten.
  • Zeitmanagement
    Nimm Dir die 20% der größten Zeitfresser ins Visier. 80% Deiner Zeit werden von diesen Dingen in Beschlag genommen. Unternimm eine Kosten-zu-Nutzen Analyse!
  • Aufgabenverteilung
    Im Umkehrschluss kannst Du 80% Deiner Aufgaben in 20% der Zeit erledigen. Priorisiere zuerst Diesen Aufgaben. Versuche die anderen Zeitfresser oder intensive Herausforderungen zu delegieren oder später zu erledigen.
  • Qualitätsmanagement
    Setze Dich mit Qualitätsanforderungen auseinander. Eine Qualität von 80% erreichst Du mit 20% der Ressourcen. Ist Perfektion gefordert oder sind die Ressourcen woanders besser investiert?
  • Ziele erreichen
    Wenn Du mit einer Idee erst startest, wenn sie zu 100% ausgereift ist, wirst du wohl nie an den Start gehen. Nach dem Pareto Prinzip solltest Du bei 80% loslegen, da erst 20% der Arbeitsleistung ins Projekt geflossen ist. Ziele erreichst Du sowieso nur Schritt für Schritt.
  • Mitarbeiterführung
    Kein Mensch erreicht eine Produktivität von 100%. Der Durschnitt pendelt sich zwischen 60% bis 80% ein. Sei Dir dessen als Führungskraft bewusst und verhalte Dich nicht wie ein Sklaventreiber.
  • Risikorisikoanalyse
    Könnte es sein, dass 80% Deiner Risiken auf 20% der Prozesse zurückzuführen sind? Konzentriere Dich bei einer Risikoanalyse auf besonders heikle Posten.
  • Soziales Umfeld
    Du verbringst vermutlich mit 20% Deiner Freunde (meist besten Kumpel oder Kollegin) etwa 80% der Zeit.
  • Verkauf/Vertrieb
    20% Deiner Produkte erwirtschaften 80% Deines Umsatzes. Gerade in der Gastronomie sind gewisse Dauerbrenner beliebt und werden häufig bestellt. Oder aber auch sind 20% der Kunden für 80% des Umsatzes verantwortlich.
  • Kleiderschrank
    Ein klassisches Beispiel. Viele Menschen tragen 20% ihrer Kleidungsstücke 80% der Zeit.

Pareto-Optimum

Vilfredo durfte bei dieser ökonomischen Überlegung ebenfalls seinen Namen verewigen. Das Pareto-Optimum besagt, dass es nicht möglich ist, eine Eigenschaft zu verbessern ohne eine andere zu verschlechtern. Diesem Gedanken geht voraus, dass bereits alle vorhandenen Ressourcen eingesetzt wurden und Kapazitätsgrenzen bei den Faktoren Zeit, Geld und Qualität erreicht wurden.

Spannungsfeld der Business Faktoren Zeit Kapital Qualität
Spannungsfeld der Business Faktoren Zeit-Kapital-Qualität

Warum erwähnen wir das Optimum mit dem Pareto Prinzip? Da diese Faktoren in einem Zeit-Geld-Qualität Spannungsfeld in Bezug zu einander stehen, könnte es möglich sein, bei einem Faktor 20% an Ressourcen zu sparen, um beim anderen 80% Resourcen zu gewinnen. Z.B. könntest Du Mitarbeiter von zeitintensiven Projekten abziehen, welche enorme Arbeitsresourcen binden aber dafür nur für einen kleinen Teil des Umsatzes ausmachen.

Eigentlich basiert das Pareto-Optimum darauf, dass ein Bereich existiert, in dem eine Aufgabe (z.B. eine Produktion) das effizienteste Ergebnis liefert. Soll mehr von einem Produkt hergestellt werden, muss sich die Produktion des anderen verringern.
Grafisch betrachtet handelt es sich dabei um eine Kurve, dessen aussehen von den Opportunitätskosten geformt wird.

Transformationskurve - Effizienzbereiche und Realisierungsmöglichkeiten im Modell

Quelle: Wikimedia
Transformationskurve – Effizienzbereiche und Realisierungsmöglichkeiten im Modell

Effizienz VS Effektivität

Damit Du in Zukunft diese zwei Begriffe korrekt verwendest:

  • Effektiv
    Jedes wirksame Mittel, um ein Ziel zu erreichen, ist grundsätzlich effektiv. Wie der Name sagt, es bewirkt den gewünschten Effekt.
  • Effizienz
    Je Wirksamer Deine Methode ein Ziel zu erreichen ist, desto effizienter ist Deine Herangehensweise. Wir fügen hinzu, dass Effizienz immer einen Bezug impliziert und daher sich immer auf einen Faktor bezieht. (Zeit, Geld, Zufriedenheit, Nutzen, etc.)
Beispiele Effizient VS Effektiv
Effektiv: Du mähst den Rasen mit einer Sense und brauchst dafür 1 Stunde. Kein Grashalm entgeht Dir und Du erreichst Dein Ziel.

Effizient: Du borgst Dir die Schafe Deines Nachbarn und lässt sie eine Weile grasen. Der zeitliche Aufwand die Schaffe auf die Wiese zu befördern bedarf nur weniger Minuten. Du hast eine zeitlich Effiziente Methode gewählt. Dein Ziel war allerdings ein gleichmäßig geschnittener Rasen. Das Ergebnis zeigt sich dabei leider wenig effektiv, da die Schafe einige Stellen unberührt ließen.

Effektiv & Effizient: Du verwendest einen Rasenmäher und benötigst 10 Minuten. Nun arbeitest Du Effektiv und zeitlich Effizient.

Denkanstoß: Da der Rasenmäher in der Anschaffung und dem Betrieb Kosten verursacht, könnte über eine Kosteneffizienz diskutiert werden. Hierfür müsstest Du einen fitkiven Stundensatz für die gewonnen 50 Minuten ansetzen und prüfen, wann sich der Rasenmäher amortisiert.

Kritik – das Problem mit dem Pareto Prinzip

  1. Notwendigkeit für Perfektion
    Manche Aufgaben bedarf der 100%. Du hättest keine Freude mit einem Chirurgen im OP Saal der das Pareto Prinzip anwendet.
  2. Bewusste Vernachlässigung
    Klar, wer erledigt die restlichen 80% der Arbeit oder der Aufgabe? Wendest Du das Pareto Prinzip an, vernachlässigst Du bewusst bestimmte, eventuell sogar wichtige, Details. Z.B. solltest Du nicht 80% Deiner Kunden vernachlässigen, weil sie lediglich 20% des Umsatzes generieren. Ein Image Schaden könnte entstehen.
  3. Es existieren keine 100%
    95% der Arbeit könnten auch mit 30% Einsatz erreicht werden. Die beiden Zahlen des Pareto Effekts behandeln zwei verschiedene Parameter und müssen zusammengezählt nicht 100% ergeben.
  4. Keine Aussage zur Korrelation – Kein linearer Zusammenhang zwischen 80% und 20%
    Du weißt nicht wie beide Faktoren zusammenhängen und wie sie sich anpassen, wenn ein Bezugswert sich ändert.
  5. Keine Aussage zu Kausalität
    Nur weil Du irgendwo die Zahlen der 80-zu-20 Regel findest, erhältst Du keine Aussage ob Beide Faktoren zusammenhängen. Dein Fund könnte reiner Zufall sein. Bei der nächsten Beobachtung/Messung zeigt sich ein komplett anderes Ergebnis.
  6. Pareto definiert keine exakte Verteilung der Zahlen
    Die statistische Teilung ergibt nahezu nie genau 80,0%. In Wahrheit orientieren sich die Zahlen lediglich daran. Auch ein 70-zu-30 Verhältnis wäre denkbar.
BEISPIEL- Grenzen des Pareto Prinzips
Arbeitest Du nur 20% Deiner Zeit und erreichest eine Leistung von 80% wird Dein Vorgesetzter schnell misstrauisch werden. Denn viele Aufgaben müssen einfach voll und ganz erledigt werden. Bei Verträgen oder dem Thema Sicherheit gibt es keine halben Sachen.
Und wenn nicht Du die Arbeit erledigst, müsste Dein Arbeitskollege ran. Dies würde nur funktionieren, wenn Du einen Vorteil in der Arbeitsleistung besitzt und die restliche Zeit gewinnbringender investieren könntest.

Gar nicht erst Effizient sein müssen?

Im Sinne von “Bekämpfe die Ursache des Problems und nicht dessen Symptome.” entgegneten wir folgender Überlegung: Leidest Du unter zu viel Arbeitsdruck oder Stress, kann ein effizienter Umgang mit Aufgaben helfen. Aber wäre es nicht sinnvoll, den Workload (also die Menge an Aufgaben) zu senken? Gerade Strategien wie das “Monkey-Business” können verhindern, dass Du mit Aufgaben vollbepackt wirst.

In manchen Situationen kann auch helfen, einfach “Nein” zu sagen. Du musst nicht immer jeden zufrieden stellen. Eventuell “nur” Deine Zielgruppe, Kunden aller Art oder schließlich Dich selbst. Dazu solltest Du Prioritäten setzen können und die Angst ablegen, ständig etwas zu versäumen. Konzentriere Dich aufs Wesentliche.

Fazit

Wenn wir das Pareto Prinzip nutzen, dann um Prioritäten setzen zu können. Die weniger wichtigen Dinge rutschen zwar auf unserer To-Do Liste nach hinten, werden aber nicht komplett gestrichen. In stressigen Zeiten schaffen wir es so am Ball zu bleiben und widmen uns erst bei Gelegenheit der Perfektion.

Mit dem Pareto Prinzip konnten wir auch schon unnötige Kostentreiber identifizieren und eliminieren. Aber als Universallösung taug es definitiv nicht. Uns würden Deine Erfahrungen mit der 80-zu-20-Regel interessieren. Lass uns Doch einfach in den Kommentaren wissen wo und wie Du diese Methode einsetzt.

Quellen

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The One Thing predigt eigentlich eine Kernaussage - konzentriere Dich auf DAS eine Ziel. Das Buch dient zur Motivation und erläuterte, welche Schritte notwendig sind, genau dieses eine Ziel zu erreichen.
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Wir haben ein völlig falsches Bild der derzeitigen Welt behauptet Hans Rosling und neigen dazu, Einzelsituationen über zu bewerten. Dabei sollten wir uns viel mehr auf aktuelle Zahlen und Fakten verlassen, anstatt auf zuschauerhungrige Medien. Dieses Hörbuch erinnert Dich daran, nicht sofort alles zu glauben, dass man hört. Du solltest Dir stets selbst ein Bild der Situation ansehen.
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Ein durchaus amüsanter Gedanke - auf der Schulter eines Mannes sitzen zahlreiche kleine Äfflein, die ihm von der Arbeit abhalten. Eine Metapher die meint, dass wir uns täglich mit Aufgaben beladen lassen, für die wir eigentlich gar nicht zuständig wären. Dieses Buch beschreibt, wie Du mit Deinem Chef, Arbeitskollegen und schlussendlich mit Dir selbst umgehst, um nicht im Burn-Out zu landen.


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Pietro

Als Gründer und Autor hinter gentality.com schreibe ich leidenschaftlich Blogs zum Thema - Psychologie, Ökonomie und zwischenmenschliche Beziehung. Hinter unserem Handeln stecken mal mehr, mal weniger komplizierte Beweggründe. Sie zu verstehen, kann unsere Sicht auf die Dinge verändern und unseren Handlungsspielraum erweitert. Wer die Welt versteht, kann bewusst auf seine Umwelt reagieren.

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